Publications & Products
筹募基本原理 第9.4节

与财务部合作

教育资源拓展活动的一个核心环节就是获得捐款。高效的捐赠核算与报告很关键,因为它可以让捐赠者放心:他们在与一个专业组织打交道,而这就意味着您可以:

  • ‘数'您收到的钱,看看到目前为止筹集到了多少,
  • 生成报告,并分析有关您筹款情况/成就的信息,
  • 处理大量的捐赠--从100多万英镑到募捐箱里仅有的1英镑,
  • 履行您对财务和慈善监管机构的义务;
  • 确保指定用于特定项目的捐赠收入仅用于那些项目,
  • 明智地投资留本捐赠基金,
  • 节省筹募税。
建立关系

新任命的教育资源拓展部主任应当与财务部主任会面,共同探讨筹款收入管理问题。要讨论的一些关键问题有:

  • 学校是否已经有了慈善捐赠收入?对这种收入如何确认和记账?
  • 学校是否有适当水平的慈善法律、税务和财务方面的专业知识来支持不断增长的慈善捐赠收入水平或者是否有培训需求?
  • 是否有记录保存政策?
  • 谁将负责接收和办理捐赠?
  • 目前的财务制度是否允许将捐赠收入限定用于特别项目以及从一个会计年度结转到下一个会计年度?
  • 学校是否熟悉政府资助奖励计划或配比资助计划(如英国的捐赠抵税制度)?
  • 财务部是否有能力支持教育资源拓展部或者是否有人员配备问题待解决?
  • 如何划清责任界限?
  • 认捐捐赠如何记账?
  • 为了保证两个部门之间的沟通,是否有IT基础设施问题需要克服?

进行以上初步讨论之后,两个部门的主任就需要共同制定一个建立稳固工作关系的策略。首先要确定的问题是:平衡财务管理应属于教育资源拓展部的责任还是属于财务部的责任。

一些比较大型的教育资源拓展部有自己的财务团队,他们与学校的财务部密切合作。其他教育资源拓展部则只负责捐赠办理工作,而账目管理则交给财务部来做。有的则事事都交给财务部,包括捐赠收入和年度统计表。

教育资源拓展部和财务部的工作人员都要深入了解一笔捐赠通过整个财务系统的过程:从捐赠人认捐之时到学校收到捐赠。这一过程必须透明、负责。

找出以前的捐赠者

您在创办教育资源拓展部时,必须确定以前谁给您的学校捐赠过。财务部也许是您最有可能找到这一信息的地方。

就预算编制和管理提出建议

在您编制预算时,财务部主任可以提供很大帮助并提供建议。他或他能够对可行的经费数目提供一些建议,并帮助您收集财务数据,以支持您申请更多经费。财务部主任还会持续不断地就如何最好地管理您的预算提出建议。

报表义务

财务部是帮助您衡量进展情况的最佳地方,因为它可以生成报表。它还能与您共同努力向以下组织提供相关报表:

  • 政府或慈善团体监管机构,
  • Ross-CASE调查,
  • 高等教育基金委员会,
  • 规模较大的信托基金机构和基金会,
  • 贵校董事会。
就留本捐赠基金投资和捐赠手续费提出建议

随着您的教育资源拓展活动逐渐成熟,贵校可能会发现它能够建立留本捐赠基金来支持其长远抱负(或者可以选择收取捐赠手续费)。

学校需要确定可以从通过留本捐赠基金投资(或费用)产生的利息中提取多大比例来花费或者再投资,以及支出标准是多少。还需要制定留本捐赠基金政策捐赠手续费政策

财务部的同事在制定旨在使这种留本捐赠基金增值的最佳投资策略中起着重要作用。适当情况下,他们还能帮助招募外部顾问,并帮助制定政策和留本捐赠基金管理程序

合作成功

做到以下几点,您与财务部的工作关系就会一帆风顺:

  • 你们经常坦率地沟通,
  • 你们尊重彼此的专长,
  • 你们互相理解彼此的目标,
  • 责任界限清晰,
  • 各方可得到的服务水平很明确。

行动项目
  • 尽早与财务部建立关系--确定职责与责任、列出办理捐赠的程序、找出过去的捐赠者、了解预算编制过程和报告义务、确定你们将如何一起工作等。这种关系的力量很重要。

您也许还想阅读:

评估现状

编制并管理预算

教育资源拓展运作

捐赠核算与报告

国际教育资源拓展活动牵涉到的财务和法律问题