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筹募基本原理 第8.1节

教育资源拓展部组织结构

无数出版著作都论及有效的部门结构和管理结构,而您选择的模式将取决于很多因素,比如您的团队规模、它在学校整体管理结构中的地位、您所在组织的文化以及您的战略目标。

在您确定具体的组织结构之前,请考虑考一些与教育资源拓展部有特别关联的基本原则。

领导层

建立与高层领导的直接沟通路径

作为教育资源拓展部主任,您的直接或间接汇报对象应当是早已确定的。然而,您还应确保和学校领导直接沟通的常规路径,并确保您完全了解学校领导确定的愿景和优先事项。

大学教育资源拓展部要想有所建树,就需要有接近大学领导的机会,并获得他或她的支持、参与和领导。学校领导是教育资源拓展部团队的成员,而不是临时抽调过来主持活动和接见捐赠者的人。

还要确保学校制定了关于和领导层、董事会其他成员及高级员工交流的指导方针。

教育资源拓展部主任

作为教育资源拓展部主任,您负责以下工作:

  • 制定策略(根据学校领导确定的愿景和优先事项),并发起和维持策略的实施,
  • 主持团队的工作,
  • 管理资源和预算,
  • 确保实现部门目标、遵守法律和财务义务,并且筹募周期对于潜在捐赠者来说运行顺利。

这一角色复杂而具有挑战性,需要良好的领导能力以及保持冲劲和不忽略长期目标的能力。它是教育资源拓展部的核心职能。

在多数教育资源拓展部,教育资源拓展部主任可能也是积极的筹募人,管理他们自己的潜在捐赠者组合。

广义上说,教育资源拓展工作可以分为两个类型的职能:运营活动和外部关系。然而您的部门结构应当足够灵活,以便能够很容易地随着筹募活动的发展而改变和调整。

涵盖基本原则:运营活动

潜在捐赠者研究和数据管理

潜在捐赠者研究和数据管理是教育资源拓展部组织结构的基石。没有有效管理和不断完善的良好数据,您就无法筹款。

进行全面研究也很重要,可以按优先顺序排列潜在捐赠者。在很多新成立部门的业务中,这些工作最初由筹募人员负责,但通常很快就转给资历较浅的员工。

行政管理和财务

教育资源拓展部的行政管理和财务会计工作要起到示范作用,以确保本部门遵守法律和财务义务,并向捐赠者灌输信心。虽然这一职能不一定需要在一开始就设立一个专门职位来履行(特别是当财务部能够承担大部分财务会计工作时),但分配这一领域的职责应当是首要任务。

开展业务: 外部关系

筹募

唯有有了潜在捐赠者研究和数据管理人员的支持及良好的行政管理和财务制度,筹募人员才能充分有效地行使职责。只有这些到位了,他们才能全力以赴地建立可持续的收入流。

校友关系

无论校友关系是教育资源拓展部的一部分还是学校内一个独立的部门,教育资源拓展部通常都需要一位员工专门负责筹募与校友活动的衔接。校友是最有可能成为捐赠者的潜在捐赠者。良好的数据和潜在捐赠者管理、定期沟通与活动以及针对这一人群的明确的筹募策略是都是关键因素。

项目管理

虽然这在英国或美国并不常见,但发展中国家的一些教育资源拓展部却在引入项目专员来监督慈善资助项目的实施情况。贵校在捐赠者当中的口碑将有赖于学校能否言行一致。因此,您也许想考虑请人来:

  • 与财务部共同努力确保及时投放资金,
  • 对照约定的进度表和时间表监督项目的实施进度,
  • 在项目出现暂停和延误时,作为学校不同部门之间的中间人,
  • 衡量并记录您工作的影响力,
  • 为捐赠者报告提供项目最新情况,
  • 帮助编制新的筹募倡议书。
实现专业化的余地

这些基本职能到位之后,部门结构就可以扩展,融入不同捐赠者类别的专家,这些捐赠者类别列于第7节。

让部门结构发挥作用

无论您选择什么样的结构,只有每一位团队成员都了解自己的角色如何与其他角色互动,这种结构才会发挥作用。筹募人员需要能够自由地去筹款并尊重其他同事对潜在捐赠者研究和捐赠办理等工作承担责任的能力。运营员工需要充分意识到:最新数据和顺利运营对于支持筹募人员和领导层的工作是必不可少的。

如果您的员工预算有限,那么在扩大团队之前先集中精力选定主要人选。最好是以递增方式发展团队,使得新员工能够得到妥善管理并融入到他们的新角色之中。

较小的团队也许还想考虑把一些工作外包出去,特别是在初期。这可能意味着要聘请自由职业的倡议书编写人员或潜在捐赠者研究人员、委托代理机构来支持宣传工作、或者把数据管理工作外包给第三方。然而,在外包筹募工作时您要小心:您的捐赠者应始终与学校员工保持直接关系。确保您有退出策略。而且任何时候都要努力充分利用学校其他部室的能力和技能。


行动项目

在您确定部门员工结构之前(以及这种结构的预算,如果可能的话),先确定筹募策略和优先事项以及角色和与其他部门的关系。

您在明确结构之前要做好短期打算和长远打算。您将如何壮大您的初始团队?随着教育资源拓展事业的扩大,您将如何把最初由其他部门和顾问打理的工作纳入教育资源拓展部?


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