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筹募基本原理,第7.8节

活动

多数教育资源拓展部都会快速制定一个活动计划来支持他们的工作。这些活动包括与校长共进奢华午餐、一小群地位显赫的资助者与几百位嘉宾共同出席活动。

无论您选择主办哪些活动,都要考虑以下一些要点:

我为什么要举行这次活动?

这次活动将以筹募周期的哪些阶段为目标--根据潜在捐赠者的出席情况自主选择潜在捐赠者(发现)、增强意识或者加强关系(培育)、筹集资金(劝募)或者答谢(捐赠项目服务管理)?如果您还没想好希望通过活动达到什么目标,就决不应开始组织一场活动。

成本效益分析的结果如何?

活动开销很大。活动费用有时可以通过向出席者收费来解决(但这会对出席人数有负面影响),或者通过拉赞助来解决。确保对活动的资金投入会促进您的筹募,并且证明这笔钱不会白花。

这次活动的目标观众是谁?

把目标观众放在心上,这对于所有活动都有用,因为这样您就可以按照观众的期望和需要量身打造活动,以确保活动成功--并且确保您有足够的联系人和线索让这些目标观众出席您的活动。请记住,到场的观众并不总是您所期望的观众,这个时候您的数据库、联系报告、潜在捐赠者管理系统和精明的主持人就特别重要。

削减活动费用

活动可能是教育资源拓展部预算中最大的开支之一,但是有多种方式可以削减活动费用:

  • ‘采纳'现有活动。多数大学已经制定了活动计划,活动种类包括专题讲座、合唱团表演、体育比赛、开放日等。聪明的教育资源拓展部可以‘采纳'这些活动,邀请潜在捐赠者和现有捐赠者出席,避免组织活动的负担,同时可增加潜在捐赠者人数。
  • 收取入场费。如果您打算收取入场费,价钱应当是人们负担得起的,并且反映您将开展的活动的价值。不要忘了将处理门票销售的额外时间和管理费用考虑在内。
  • 与供应商谈判。如果您定期在校园举行活动,您也许能和餐饮企业和其他供应商商谈优惠价格。当地酒店也许能够为过夜宾客提供与您的活动捆绑在一起的特惠套餐详细信息。大学供应商可能会捐赠酒或食品等物品来支持大学的某项活动。
  • 拉赞助。您可以为活动的所有或某些看点拉赞助。您还可以发现有些高层支持者(个人或公司)愿意在他们家、会所或公司里代表您举办活动。
  • 使用志愿者。在组织一场活动、特别是大型活动时,志愿者可以提供极大帮助。您要确保适当地向他们介绍情况,并感谢他们。您也许想要考虑开发一个‘活动信息包',帮助人们为同等地位的人组织他们自己的活动(例如:校友聚会)。
成功活动小贴士

您可以在网上找到很多资源来帮助您组织一场专业化的活动。这些资源包括关于活动详情的信息,比如胸卡礼仪、停车的重要性和其他实用问题。以下是关于如何打造一场成功活动的一些小贴士:

  • 确定主持人,并确保主持人与来宾比例适当。向主持人介绍活动的宗旨、来宾和责任。确保在活动结束之后听取主持人的汇报(并感谢他们)。
  • 与确保活动成功的人们建立稳固关系--餐饮服务人员、场地管理人员、保安、泊车员等。确保在活动结束之后感谢每一位参与活动的人,使他们将继续尽力确保您未来活动取得成功。
  • 避免平淡无奇,要打造令人难忘的活动。调整菜单、装饰和促销材料,以反映您的活动的性质和宗旨。例如,某所大学的百年纪念晚宴重新制作了最初用来庆祝获颁特许状正本的菜单。
  • 预估将要面临的问题,制定应急预案。如果下雨、有人生病或者在最后一分钟还没有找到场地,你该怎么办? 每一场活动都应当有风险分析和缓解策略。
  • 确定主要来宾和需要格外重视的那些人,并确保他们得到精心照顾。
  • 制定活动时间表,确保人人遵守(但不要过于严格)--食物应按时提供、 发言时间不应过长等等。
  • 为来宾和主办方提供至少一个随时可用的应急联络点。
  • 后续跟进。感谢来宾光临,将纪念照片上传到网站,在时事通讯里发布活动报告。如果活动产生了潜在捐赠培育线索,那就迅速跟进(例如:打电话获得对活动的反馈意见,安排亲自见面,邀请他们参观校园等)。听取员工汇报,利用你从一场活动中获得的经验让下一场活动更加成功。请记住,员工常常在活动完成之后如释重负,以至于他们忽视可以带来真正成功的后续跟进工作。
  • 最重要的是,永远都要彬彬有礼、微笑、在危机面前决不要显得惊慌失措!

行动项目
  • 在制定活动日程表时,确保优先考虑支持您的培育工作的活动,帮助您最好地达到教育资源拓展部的目标(即:活动通常主要以排名靠前的潜在捐赠者和现有捐赠者作为目标观众),确保有明确的宗旨、计划和跟进策略;确保充分利用具有成本效益的措施。
  • 请记住,有时少就是多。举办少数优质活动比举办很多没有重点的活动可以更有效地实现您的年度目标。

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团队协作取得成效

由于活动宣传不力,某大学每年一度由牧师和学生志愿者组织的圣诞颂歌音乐会出席人数不多。大学的教育资源拓展部与牧师协作,向当地捐赠者和校友宣传音乐会,并提供额外的酒水招待。牧师很高兴看到了更多观众,而教育资源拓展部能够通过强调大学提供的文化机会成功地培育和管理了支持者和校友。