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筹募基本原理 第7.11节

教育资源拓展运作

教育资源拓展运作就是把数据管理、捐赠办理、办公程序和事件管理等一切事项整合起来的活动。没有有力的运作,您的教育资源拓展工作将步履维艰。实现有力的资源拓展运作需要良好的规划、时间管理和人力资源技能。

编制年度计划

您需要把教育资源拓展运作列入您的策略规划,这样您就能预估紧张工作的时期,并确保您有能力和精力来应对紧张工作。

例如,在大额捐款之后的月份,您可能会被纷至沓来的捐赠(希望如此)、询问、地址和其他联系信息变更淹没,因此您需要有充分的能力妥善而迅速地处理这些工作。在编制年度计划时,您要考虑学校的时间表。也许有已安排好的活动是您可以权衡利用的,也许有预算限期、董事会会议、以及您需要避免向领导和教师提出大量要求的时间,比如考试时间。

鼓励沟通

如果您的教育资源拓展部是刚成立的,您的团队可能就比较小。重要的是,团队成员要了解彼此的职责,并且能够根据需要互相支持。如果一位校友只是询问一下他的定期支付委托书的起始日期,他就不会希望听说捐赠办理人在休两周的假期、因而没有人可以为他服务。他会希望有人接听电话回答他的问题。交叉培训是有帮助的,定期举行总结会议也有用,可以交流信息。

制度到位

尽快制定办公制度并鼓励员工遵守这些制度。您大概会需要开发一些模板来支持这些制度,比如联系人报表、事件核对表和摘要模板。建立一些基本程序和期望也是明智之举--例如,电话响五声之后接听,在两个工作日内回复电子邮件等。

您还需要确保您向世界呈现始终如一和精力充沛的面貌。确保电子邮件结尾部分都是一致的,确保始终以相同的方式接听电话,确保您遵守学校的品牌导则。

高效工作

利用您的数据库和其他技术工具来帮助您的工作尽可能实现自动化。设置任务提醒功能,分享时间表,探索如何让您的邮件个性化及如何直接从您的数据库里打印邮件。预留出处理日常基本工作的时间,比如每周的财务工作、每个月的银行对账单、潜在捐赠者评述、更新联系人记录。


行动项目
  • 除了筹募策略之外,您还要确保有详尽的工作时间表、明确的员工职责、定期沟通方法和清晰的办公程序--并确保员工了解并支持这些运作。

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