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筹募基本原理 第7.10节

捐赠项目服务管理工作

"捐赠项目服务管理"一词包含对捐赠的管理以及对您与捐赠者关系的监督、保护和照管,以便加强和维持与捐赠者的关系。

捐赠项目服务管理很重要,因为它可以确保捐赠者有积极的捐赠体验,这种体验不仅会影响其未来的捐赠行为,还会影响捐赠者向其他潜在捐赠者表达的对贵校的看法。

现有捐赠者再次捐赠的可能性远远大于非捐赠者开始捐赠的可能性。每一笔捐赠无论数额多少都应得到妥善的服务管理。

谁负责捐赠项目服务管理?

参与筹募过程以及参与实施受益于所筹集资金的项目的每个人以及直接受益于所筹集资金的每个人都承担着捐赠项目服务管理的责任。所有人都必须准备好参与捐赠项目服务管理活动。

特别重要的是,高级行政人员要准备好花时间与大额捐赠者交往, 他们比较喜欢等地发展长期关系,而不只是接收关于筹款项目的书面最新资料。如果某所大学有1,000个捐赠者,仅凭一位筹募人是无法既要管理好每一个捐赠者又要招募新的捐赠者的,因此捐赠项目服务管理必须是一项多方共同参与的活动。

捐赠项目服务管理流程

捐赠项目服务管理始于筹款活动的培育阶段。

在这一阶段,筹募人员深入了解潜在捐赠者的捐赠动机和对捐赠项目服务管理的期望。一位好的筹募人会在培育和劝募过程中妥善地管理潜在捐赠者的期望,以确保这些期望与学校的交付能力相配并且与捐赠数额相称。

例如,一位捐了1,000英镑资助奖学金的捐赠者不能期望与校长本人共进晚餐以及每个月与奖学金项目主管见面。然而,该捐赠者可期望得到出席年度奖学金发奖仪式的邀请、一位奖学金获得者的书面感谢、关于所资助的奖学金获得者进步情况的年度报告。

重要的是,在劝募时,筹募人和潜在捐赠者对于恰当的捐赠项目服务管理标准达成共识。对于数额较大的捐赠,捐赠接受和答谢协议可能比较合适。对于年度捐赠筹款,筹款材料应直截了当地说明捐赠者期望的服务管理标准。

您可能会发现制定一些内部服务管理指导方针是很有用的。从入门级捐赠者可能期望的基本服务管理标准入手(例如:在五个工作日内处理和接受捐赠,在七个工作日内书面感谢,电子邮件方式的年报等)。针对不同金额的捐赠确定服务管理范围。这些指导方针自然是灵活的,许多大额捐赠者对于他们希望与贵校的关系如何发展都会有自己的想法。制定一套指导方针将帮助您制定适当的、利用您有限的资源可完成的捐赠项目服务管理策略。

您可以做的让捐赠者感到受重视的事情

您可以做很多事情来让捐赠者感到受重视。稍微发挥一点想象力,这些事情就可以适配不同的筹款活动和院校。以下是一些建议:

  • 高效迅速地办理捐赠。这可以让捐赠者对您的专业能力放心,并且帮助捐赠者高效地管理自己的个人财务。
  • 写感谢信。这些信不应只是自动生成的确认收到捐赠的信,而应当是某项目受益人的手写信,或者是由学校一位资深人员亲笔签名的信。
  • 公开承认他们是捐赠者。在校友杂志、体育和艺术节目上印上他们的名字。让他们的名字出现在体育比赛记分牌底部. 把捐赠者纪念牌贴在座椅靠背上,把藏书票放进图书馆新书中。
  • 以大额捐赠者命名事物。命名机会包括大楼、活动、课程、科研项目、员工职位和道路/小道。
  • 邀请他们参加活动,让他们对您的工作有更多的了解、结识其他捐赠者、结识他们慷慨相助的受益人。
  • 带人们来拜访他们,并且将其捐赠所促成的善事的最新进展情况告诉他们。
  • 发送关于他们所资助项目的报告、最新情况、照片和其他物品。不要让他们觉得应接不暇,但要保持信息切题和私人化。
  • 经捐赠者同意,在报刊上宣传他们的慷慨捐赠,或者给他们的雇主写信说表示您多么感激捐赠者的资助和建议。
  • 在您的网站上设立专区,发布只有某些捐赠者才有权享用的项目最新信息。
  • 记住并识别对于他们来说特别的事件,比如生日、升职、婚礼、宗教/文化庆典等。
  • 不只是请求他们捐钱,还有他们的专长、建议和时间。
  • 尽量使沟通个性化,哪怕是像在项目报告上贴一张手写便条那样简单的方式。
  • 让您的捐赠者直接收到他们帮助过的人的来信,让他们有机会与学生、教学人员和其他受益人交流。
技术助力

您应当经常与捐赠者沟通,使你们的关系保持良好势头。技术可以帮助您。
例如,您可以:

  • 定期向捐赠者发送报告,报告里填入由项目自动生成的统计资料。
  • 把定期联系时点写入您全年的时间表里。
  • 设置定期联系捐赠者或者特别纪念日到来时间的提醒功能。
  • 对您的数据进行细分,生成参加服务管理活动的嘉宾名单。

捐赠项目服务管理工作自动化程度越高,就越容易管理大量的捐赠者。

得到良好服务管理的捐赠者会对学校保持高度热情,而且更有可能提高捐赠数额和频率,并且长期与学校保持关系。对捐赠项目服务管理工作的投资是可持续筹募活动的一个重要组成部分。


行动项目
  • 确定各捐赠数额的服务管理指导标准,利用技术来确保服务管理形成筹募活动的常规部分,并吸引他人参与服务管理过程。
  • 时刻牢记捐赠项目服务管理会反馈到筹募周期的培育阶段。获得现有捐赠者的捐赠比获得新捐赠者的捐赠要容易。如果捐赠者从学校那里得到的只有募捐消息,他们会很快与学校脱离接触。

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