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筹募基本原理 第6.5节

编制并管理预算

贵校大概已制定了预算编制与管理程序。在您提交未来经费申请时,学校可能已经拨付给您一笔初始预算,用于启动各项工作。

编制准确的、切合实际的预算是很重要的。通过检查与所产生收入有关的费用,您可以衡量您的业绩--也就是您的投资回报率(ROI)。

一般来说,教育资源拓展部的历史越短,费用就越高;但随着该部门日渐成熟,其ROI就会提高。从151所参与英国2010-2011Ross-CASE调查的高等教育院校收集来的数据显示,捐赠者的数量及其捐赠数额(自从2001年调查开始以来的捐赠)提高了,2010-2011年度每筹集一英镑的平均成本降低到22便士--较2007-2008年度的32便士下降了。

如何编制预算

编制预算是策略规划不可分割的一部分,不应被孤立地看待。在编制预算时,学校财务部可以提供很好的帮助。在编制预算时:

  • 列出所有不可避免的费用,并根据调研、历史信息和可比信息尽可能准确地估算这些费用。这些费用可包括邮资、文具和广告版面开支等项目。
  • 重新审视您的筹募策略规划,并且列出所有与您提议开展的教育资源拓展活动相关的费用。您的预算应当反映您预算中的优先事项,并且不应破坏您筹款目标的可信性。
  • 如已规划好相关活动,估算其费用以及这些费用有多大一部分可以通过门票销售、赞助和活动产生的其他资金来支付。
  • 评估您是否有资本支出需求以及这些需求何时会发生。例如,您需要购买新的信息技术吗?
  • 加入一些应急费用。
  • 如果您有员工负责特别领域的工作,确保他们协助编制有关其业务的预算,以便不会遗漏任何事项。
可能的预算科目

每组情况都将是不同的,但可能的预算科目包括:

  • 员工工资
  • 临时工工资
  • 员工培训或会议费
  • 差旅费
  • 电话费
  • IT 支持费
  • 设计与印刷费
  • 摄影费
  • 邮资
  • 订阅费
  • 数据服务(清理、分析等)费
  • 顾问费
  • 专业服务费(律师费、会计师费等)
  • 餐饮与招待费
  • 文具费
  • 复印费
  • 数据库支持费(服务热线费)
  • 活动管理费
  • 网站维护费
  • 广告版面开支
  • 软件费
进行现状核实

确定您的经常性经营预算,剔除任何一次性启动成本,比如办公设备、新电脑、数据库解决方案费用等。把您的成本分成员工成本和非员工成本。

筹募顾问Bill McGoldrick发现了一条经验法则,那就是您应当以大约3:1的比例为目标,也就是说您应该把75%的预算用于员工。如果超过这个比例太多,就会导致办公室里人多资源少,无法有效地开展工作。如果员工支出过少,会导致办公室人员劳累过度,无法按要求完成每一项工作。然而,这条法则并非一门精确科学,这个比例也要视具体情况而定。

说明您的经费需求理由

学校可能会要求您证明您的预算申请是合理的,并为您在学校财务部和资深同事进行审查的过程中提出的数字进行辩护。

您必须懂得并且能够解释您是如何实现这些数字的,并且能够证明您的未来经费申请是合理的。您的预算申请与筹募策略之间的联系应当非常明确,并且您应当把潜在的投资回报率(ROI)(短期和长期)解释清楚。

您预算中的某些项目、比如高档娱乐,对于传统大学环境来说属于异常项目,所以您必须准备好解释为什么这些项目对于您的筹募工作很重要。

学校通常可以初次增加或配置资金。根据您在实现预期投资回报率方面取得的成功,学校会提供更多资金。建立财务部主管对您的信任和理解常常是开启更多资金的钥匙。(如果学校以前尝试支持教育资源拓展活动失败,这就很难做。了解历史背景。)

管理您的预算

您有责任有效管理您的预算。仔细记录每一笔开支,并定期审核每个预算科目下截止目前的开支及预计的未来开支。

随着时间流逝,您可能会发现您需要把钱在预算科目之间转移,以反映与您的预测略有差异的开支水平。如发生意外花费(例如不得不取消某个活动或者重印某个刊物),就要重新评估您的预算,削减其他方面的开支或者甚至向学校申请更多经费。

通过保管准确的记录、定期审核预算、建立制度以确保费用经过核准、将预算管理纳入教育资源拓展部的战略计划和运营计划,可以实现有效的预算管理。


行动项目
  • 在开始编制预算之前,向学校领导和财务部询问预算期望和程序。
  • 吸引主持任何教育资源拓展活动的同事参与拟订相关部分的预算(例如:活动管理人列出活动费用和潜在收入)。
  • 拟订预算,确保您要将预算项目与您的筹募策略联系在一起,并且为潜在的投资回报率提出有力论据。
  • 全年严格管理您的预算。

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