Publications & Products
筹募基本原理 第6.3节

评估现状

当您出任教育资源拓展部主任时,无事可做是不可能的。您需要调查几个因素。这需要花一些时间,因为在您到任之前您会了解一些信息,但是开始工作之后您一定会发现更多信息。

学校通常已经研究过教育资源拓展和筹募活动的潜在好处。它们可能委托有关部门进行了正式的可行性研究,甚至可能有曾经尝试的经验。

贵校还很可能已经有了相关资源,比如一个数据库(如果不是几个)、历史档案、若干捐赠者(虽然学校可能不这样称呼他们)及曾经一段慈善捐赠的短暂历史。了解这段曾经尝试建立教育资源拓展业务的历史是很重要的,因为它可能极大地影响学校对您试图要建立的东西的看法(负面或正面影响)。

而且,您还可能是接任现有员工的工作,他们通常是从其他部门借调过来的,作为您这个职位的前辈一直运行着一个还算不错的教育资源拓展项目。

您首先要做的是了解您的起始位置。如果您不知道自己的起点,您会发现很难设定目标,并且很难为未来的成功制定行动计划。您必须承认哪些有效因素促成了这些成功,并鼓舞新同事的士气。

期望

在招聘期间,您要(或者应)讨论学校对创收、时间尺度以及您能够管理的潜在捐赠者和项目数量的期望。为了评估这些期望是否适当,现在您需要盘点您的资源,并且了解您即将开始的工作所处的环境。

盘点之后,您应当与校长或者高级管理人员一起重新审视这些期望,并利用您收集到的信息设定切合实际并且可实现的目标,并确认实现这些目标需要哪些资源。

目标及有关的时间尺度要切合实际。如果需要招聘新员工,要把任命他们以及让他们能够有效开始行使职能所需的时间计算在内。

资源:您要与谁共事、做什么事?

资源可以分为三大类:人、工具和投资。


前任人员在您任职初期可以作为重要的支持和信息来源。教育资源拓展是一项团队工作,因而从一开始就建立团队合作精神是很重要的。

现有员工在学校过去和当前筹款活动方面的知识非常宝贵。与同事交谈会快速增加您自身的知识,帮助您了解您的员工可以提供哪些技能和经验来促进教育资源拓展工作。

通过审核现有员工的职位描述、身份(他们是配有助手的、兼职的还是签了短期或长期合同的?)和当前责任,对他们的技能进行评估,这有助于您了解如何最好地管理您的人力资源并确定任何迫切的培训需求。同时这还有助于您选定最佳方式来开发一支合适的团队,以使您的教育资源拓展部取得成功。在这一过程中,学校人力资源部的支持会非常有用。

如果您独自工作,就需要以了解您工作所处的环境以及您必须满足的期望为重点。弄清这些问题之后,后退一步,对您的技能、可用的时间和资源以及由此可实现的目标进行真实的评估。

您的教育资源拓展计划应以该评估为基础,避免陷入试图做太多事情和停滞不前的困境。对于独立工作的筹募人,成功的关键在于与其他内部利益相关者建立稳固的工作关系,或者也许在于成立顾问委员会。

工具
最重要的筹募工具是信息。您需要知道您向谁请求捐赠以及您向他们请求什么。

检查您有哪些关于当前和潜在支持者(和校友)的数据,并评估该资料的状况。

  • 您有多少记录?
  • 信息保存于何处?
  • 记录的准确性、时效性和完整性如何?
  • 该数据是否经过了任何方式的评估?
  • 您有多少现有的捐赠者以及他们得到了怎样的感谢?
  • 多少人已被确定为潜在捐赠者以及您对他们了解多少?
  • 该数据以什么方式呈现?您是否从前任那里接过了一间塞满了落满灰尘的索引卡的房间或者是一个复杂、庞大的数据库?
  • 谁在管理数据库、有人管吗?请记住,数据管理是一项需要特别技能而且费时的工作,为其他活动留不下什么时间。

这种初步评估将帮助您选定您的预算开支优先事项。

注意:如果您处理关于个人的私人信息,您可能负有保护该信息的法律义务--例如根据英国《1998年数据保护法》的规定。

对潜在捐赠者数据进行评估之后,您需要评估您将要请求潜在捐赠者资助的项目或优先事项。重要的是,要有一份考虑周详、安排均衡的优先事项清单,清单上的项目应符合学校的优先事项,对潜在捐赠者有吸引力,并且在符合现实的时间段之内,留出足够的时间使筹募产生影响。

该清单应当是通过与内部关键利益相关者和学校领导协商形成的,并且应明确慈善捐赠将产生的影响(也就是:这些项目不论筹集到多少资金都会进行下去、还是需要100%资助?)您应当能够判断什么或多或少是可行的,但是按优先顺序排列筹款项目并非您的工作。

最后要分析的关键数据元素是任何现有捐赠、遗产馈赠和其他形式的慈善捐赠收入。在您把学校收到的常常是零零碎碎不定期的慈善捐赠收入拼合在一起时,财务部会起到非常重要的作用。这种信息很重要,因为它可以提供一个初始基准,您可以通过这个基准来测量未来产生的收入,并确定哪些已有的捐赠者值得悉心管理。

现有的沟通渠道是另一个重要的筹募工具。您有发展完备的校友杂志或网站吗?它们是否足以支撑新成立的教育资源拓展部?您还可以使用哪些其他现成的沟通渠道(例如:活动计划、电子通讯、电话筹款运动)?

最后,您的工作环境怎么样?您是否有充足空间供您的员工和各种活动使用、良好的IT基础设施和足够的会议空间?您是否对来宾平易近人?

投资
您的学校已经对您的岗位投入了资金,并且可能还对员工和以前的教育资源拓展活动进行了其他投资。为了形成一个强大的教育资源拓展团队和成功的教育资源拓展项目,您需要有清晰的、安排妥善的预算。

您的预算可能在任命时不经征求您的意见就拨付给您。在进行初始评估时,您可能会发现您需要为大额开支存一些钱,比如新员工和数据库。

明智的做法是,算出在扣除不可避免的日常费用(例如:复印费、打印费、邮资)之后您要留下多少预算来支付教育资源拓展活动的费用。这部分剩余预算将盘活您的教育资源拓展计划。由您决定如何最明智地使用这部分预算。

在您实施教育资源拓展计划时,请务必收集支持未来更大数额预算申请的证据。准确的收支记账是证明您能够带来投资回报的重要证据。

您当前的捐赠者有谁、对他们是如何进行答谢和管理的?

您应知道谁一直是并且目前仍是贵校的大额捐赠者以及有哪些捐赠者答谢或服务管理程序。

  • 目前个人或组织向贵校捐赠时(包括遗产馈赠和实物捐赠)会发生什么?
  • 在哪里办理捐赠?
  • 如何答谢捐赠?
  • 资金一旦被存入贵校的银行账户会发生什么情况?
  • 出具什么样的捐赠者报告?
  • 捐赠是否被学校其他部门收到了,如果是这样,教育资源拓展部将怎么知道这些捐赠呢?

贵校必须清楚地知道如何界定慈善捐赠收入以及由谁负责吸引可能来自慈善信托基金机构或基金会的其他类型的收入(例如:企业赞助、彩票基金、法定资助和科研赠款)。

法律与财务地位

您必须了解您将在什么样的法律与财务框架下进行运营,这样的框架可能对您的教育资源拓展活动产生怎样的影响。

很多院校都会享有慈善机构的地位;有的院校会有独立管理的慈善基金会;其他院校可能有不同的法律地位。您应该知道贵校的法律地位,并且您应该确保学校履行筹募情况下与该地位有关的法律义务,这一点很重要。

这也适用于任何为了协助进行筹募而成立的相关组织或机构(例如:在美国成立的501(c)3慈善基金会)。

有些情况下,贵校可能希望改变地位或者另行成立一个基金会作为筹募工具。这样的改变属于专业领域的问题,应征求专家意见。

每当资金转手时,必须准确记录交易,并且报告给有关当局。您需要知道已有的制度是否适合这种方式的慈善捐赠收入。要明确分配并妥善履行慈善捐赠收入的记录、答谢和报告责任。要做到这一点,与贵校财务部的良好工作关系是关键所在。

同样重要的是,尽快了解贵校内部会影响筹募以及捐赠者关系的政策或程序。理想的情况是,贵校应当已经制定了适用于捐赠接受、合乎道德标准的筹募、数据保护与管理、留本捐赠基金的管理和捐赠者答谢(例如:建筑物、设施、教学岗位或奖学金命名)等事宜的筹募政策。及早咨询贵校法律或秘书办公室,以便弄清学校已制定的政策。

谁将成为您的最佳支持者?

成功的教育资源拓展部通常有一位有力的拥护者--学校领导是理想的拥护者。该拥护者需要与您密切合作,以获得同事的配合与支持,并保持筹募项目的势头。

您应当从一开始就培养与他们的稳固工作关系的其他重要同事有:

  • 院校领导, 他们将帮助您确定需要慈善资助的项目以及可能资助这些项目的忠实校友;
  • 学校领导办公室的职员,他们将成为领导时间表的把关人,并且知道如何最好地管理信息流;
  • 财务部主任,将帮助您处理、计量和报告您所筹集的收入;
  • 市场营销/网站团队,帮助您制定传播计划;
  • 基建规划处负责人,帮助您确定需要慈善资助的项目;
  • 法律小组或公司/大学秘书
  • 管理机构或理事会成员(特别是目前身为校友或捐赠者的那些成员);
  • 校友和潜在捐赠者当中的关键舆论影响者(例如校友会主席、荣誉毕业生等)

行动项目
  • 确保能够预料到将来某一天高级管理人员会要求您在商定筹募策略和符合现实的目标之前评估现状。
  • 通过与参与教育资源拓展相关工作的人面谈并评审他们的技能和能力,评估您的工作起点;确定已做了哪些努力以及您可以如何利用这些努力;对数据、系统和其他资源进行调查;了解您的法律和财务地位。
  • 清楚地知道教育资源拓展部的职责和管理范围以及可能与您有重叠职责和管理范围的学校其他部门(如科研赠款部)。
  • 根据该评估修改您的目标并且区分各项工作的轻重缓急。
  • 确保您的优先事项符合学校领导层的期望。
  • 取得认同,并在内部和外部建立一个支持网。

您也许还想阅读:

校友关系的作用和重要性

政策与程序

编制并管理预算

从其他人的成功(和错误)中从吸取经验教训

教育资源拓展部组织结构

招聘合适的人

成功筹募人的特征

打造强大的支持架构

数据库

管理并展示成功