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筹募基本原理 第4.5节

衡量并管理业绩

重要的是,对新成立的教育资源拓展部的能力要抱有切合实际的期望。把这些期望表示为关键绩效指标(KPI),您就可以监控朝着这些期望努力的进展情况。

同样重要的是,从一开始就制定一些基本法则,以建立良好的工作实践以及巩固业绩所需的牢固基础。例如,您应该就教育资源拓展部如何充分利用校长的时间--‘及时'汇报情况、尽早提前通知相关活动等问题达成一致。

学校领导与教育资源拓展部主任之间定期、公开的讨论对于保持重点和势头是很关键的。

关键绩效指标

教育资源拓展部在确立自身地位的同时,监控重点应放在筹款活动水平而不是捐赠收入上。新成立的教育资源部不太可能与潜在捐赠者有十分成熟的关系,无法收到大量的捐赠收入。

初期可度量的标准可包括:

  • 教育资源拓展部员工联系的潜在捐赠者人数,
  • 他们多久联系一次那些人,
  • 他们多久与潜在捐赠者见一次面,
  • 他们请求捐赠的次数。

针对每个拓展部的特殊情况,可能有一些非常特别的关键绩效指标,比如:

  • ‘已清理'数据的量,
  • ‘重新找回的'失联校友,
  • 招聘和入职的员工人数,
  • 举行的内部合作会议次数,
  • 阐明资助理由的进展情况,
  • 制度、程序和政策的制定进度。

关键绩效指标应反映各教育资源拓展部的个别环境和目标。这些指标应当是学校与该部门互相商定的,而不是强加给该部门的,而且应定期审核,以确保它们继续适用。

随着教育资源拓展部日渐成熟以及财务关键绩效指标变得更加突出,确保这些指标不仅与捐赠额有关,还与未来捐赠的可持续性有关。例如:

  • 捐赠收入总额--分为单笔捐赠和定期捐赠
  • 捐赠总笔数
  • 捐赠者总数--按其捐赠数额细分。

有时您可能收到的捐赠总额非常大,但它是由三位捐赠者的三笔一次性捐赠组成的,他们不可能再次捐赠了。捐赠来源及数额是衡量筹募成功及教育资源拓展部未来前景的一个较好指标。

您也许还想按捐赠来源详细分析您的财务报告--年度捐赠、个人大额捐赠、企业捐赠、信托基金收入和遗产馈赠收入。这样做也许能够算出(至少是粗略地算出)每一种筹募方法的投资回报率,有助于您对未来的投资策略心中有数。

您确定的任何关键绩效指标应被用作教育资源拓展人员筹款目标的依据,但这些目标应切合实际。新任命的教育资源拓展部主任不太可能在第一年完成捐赠者拜访人次达到200的目标,因为他或她忙于部门的建立,不可能有足够已知的潜在捐赠者要拜访。

与其他院校的教育资源拓展部沟通,分析同等院校的基准数据,这样有助于您设定切合实际并且可实现的目标和关键绩效指标。


行动项目
  • 在确定您与新任教育资源拓展部主任的关系、职责和责任时,确保您的期望被转化为适合于部门所处阶段的具体KPI,反映您的筹募努力和教育资源拓展部的优先事项,并且是双方都同意的。
  • 制定基本法则来建立学校领导与教育资源拓展部主任之间以及教育资源拓展部与其他教学人员之间的良好工作实践。

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