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筹募基本原理 第3.5节

志愿顾问委员会

教育资源拓展部可决定成立志愿顾问委员会,专门帮助提升筹募业绩。该委员会脱离贵校负责从总体上监护学校资产和管理的董事会。

在成立顾问委员会之前,仔细权衡其角色、设立该委员会的好处以及该委员会将来的需求。

顾问委员会的角色与好处

顾问委员会成员应当是您的主要大使、最忠实的支持者、最可信的顾问和最严厉的批评者。他们可以:

  • 提供教育资源拓展战略方面的客观指导和意见反馈,
  • 发现潜在捐赠者,并把他们介绍给学校,
  • 通过搞活动、校园参观、沟通等方式培育潜在捐赠者,
  • 通过帮助教育资源拓展部主任发出捐赠请求来招揽潜在捐赠者,
  • 自己成为捐赠者,并鼓励其他人以自己为榜样也成为捐赠者,从而激发潜在捐赠者的热情,
  • 支持捐赠项目服务管理活动,
  • 对照约定的时间表评价教育资源拓展活动的进展情况,并帮助确定今后的适当行动,
  • 带来专长和人脉,以补充您的内部资源,
  • 成为您的拥护者,并帮助您提出资助理由以及
  • 如果是知名和德高望重的人,可以带来声誉和信誉。
顾问委员会的需求

虽然设立志愿顾问委员会有很多好处,但必须充分认识到:从管理和行政角度来看,该委员会会占用您很多时间,因为您必须制作相关文书、招募成员、提供培训并组织服务会议。您还必须为志愿者提供最高水平的服务管理。

在建立顾问委员会之前,谨慎地确定委员会的最佳建立时间、结构、规模和责任。以下是一些您可能要问自己的问题:

  • 您应该等到教育资源拓展部初创期之后还是您很早就需要支持?
  • 您是否有现成的捐赠者可以帮助领导该委员会或者担任该委员会的主席(可能是参与可行性研究的人)?
  • 您是否应该从四五名成员起步然后在您有能力管理更多人的时候再扩编?
  • 您是否明确规定了顾问委员会的角色及其最初应专注的少数主要活动?
谁应在顾问委员会供职?

您可以从所有的职业和背景招募顾问委员会的成员,但他们应当能够代表学校的利益相关者。他们应愿意协助制定教育资源拓展计划(主要任务是在正式的董事会会议范围之外发现和培育捐赠者),并且愿意提供筹募方面的相关专长或经验。

您将需要确定学校是否会要求每一位顾问委员会成员都捐赠。如果他们不捐赠,就会有这样的危险:顾问委员会将成为一个空谈俱乐部,没有任何实际的带头作用和用途。(见下文,"当顾问委员会成员捐赠时")

通常情况下,可以从校友、地方商业界、长期捐赠者或合作伙伴以及政府等其他有权势的职位当中招募顾问委员会成员。还可以从校内高级行政人员、比如校长、首席运营官或财务主管,或者从资深教学人员当中抽出一到两人担任顾问委员会成员。多数顾问委员会有6到15名成员。

您还可以为个别大规模项目、筹款活动或特别筹款运动成立小组委员会。这样您可以让人们有更多的机会参与并支持您的筹款活动。

建立顾问委员会

如果您决定建立顾问委员会,教育资源拓展部主任和学校领导应共同努力:

  • 明确规定并记录委员会的角色、责任和义务,
  • 确保有一项建立和支持顾问委员会的计划,包括时间范围、潜在捐赠者、沟通战略、目标和基准及员工责任,
  • 确定委员会领导或主席的最佳人选(并首先接洽),
  • 拟订您理想的顾问委员会结构(然后与委员会主席一起修订)。

运行良好的委员会应当:

  • 有自己的章程,
  • 定期开会,
  • 确保向其成员提供了‘职位描述',并且成员透彻地了解自己的角色和责任(特别是在两次会议之间)以及是否有筹款义务,
  • 为其成员提供充分的培训和信息,
  • 保存准确记录,
  • 由合格人员组成,
  • 限定成员任期,
  • 吸引成员参与会议以外的学校工作。

行动项目
  • 在建立顾问委员会之前,教育资源拓展部主任和学校领导应一起仔细确定该委员会的角色和投资回报(即:收益、风险、时间安排、支持结构、义务等)。顾问委员会是一种强大的资源,但只有管理和使用得当,它才能发挥强大作用。

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当委员会成员捐赠时

美国各大学顾问委员会的一个共同特点就是它们约定了每一位成员‘捐赠'或通过其他来源‘获得'捐赠的最低捐款数额。虽然捐赠/获得捐赠的承诺在您的国家可能不作为必须遵守的规范,但是在建立顾问委员会时您也许想讨论这种策略。

一个好处是:即使收到每一位成员不算很多的捐款,您的学校也可以向潜在捐赠者传达这样的信息:您的顾问委员会所有成员都有捐赠,这可以提升学校的可信度并激发人们的信心。