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筹募基本原理 第13.2节

衡量事项与报告事项

衡量和报告什么很大程度上取决于教育资源拓展部的发展阶段。

初创和早期阶段的教育资源拓展部或许会侧重于衡量筹款活动水平上;成熟的教育资源拓展部也许更加侧重于捐赠收入。无论处于哪个阶段,您选择要报告的事项也将取决于您向谁报告,因为不同的报告对象需要不同的信息。

衡量筹款活动

您可以用很多方式来衡量筹款活动:

  • 您与多少潜在捐赠者/校友保持联系?
  • 您与他们多久联系一次?
  • 您‘请求捐赠'过多少次?
  • 您有多少多次捐赠的捐赠者?
  • 您招募了多数新的捐赠者?
  • 您收到了多少一次性的专项捐赠?

在创立和早期阶段,您还可以按照时间表来考察进展情况:

  • 团队发展,
  • 数据库订购,
  • 发起的年度捐赠
  • 发起的遗产捐赠项目
  • 开展的网上捐赠。
衡量捐赠收入

在衡量捐赠收入时,确定您要确切地衡量什么,这很重要。您需要确定贵校认为什么是‘慈善性捐赠'收入。是否把政府专项资金、慈善机构或工业产生的科研收入乃至学校本身对特别项目的专项投资等其他形式的外部资金计入慈善性捐赠收入?

请记住,这种收入并非都是通过教育资源拓展部产生的。

有两个常用的度量指标:

  • 已收到的捐赠收入,
  • (根据认捐、定期捐赠收入和预期的遗产捐赠或潜在捐赠)预计的捐赠收入。

预计的捐赠收入自然不如已收到的捐赠收入准确。应谨慎处理预计捐赠收入,特别是在向外部潜在捐赠者报告时。也许您想对预计捐赠收入进行折减,以反映根据以往经验将来收到的可能性 (例如:在报告中,认捐数额按预期捐赠收入的90%计算,以表明将来极有可能收到,定期捐赠/潜在捐赠折减到60%,推测性遗产捐赠或潜在捐赠则按10%折减)。

预计捐赠收入和折扣作为内部指标有助于院校衡量其当前的筹募状况,或者在制定远景计划时使用。然而,预计捐赠收入决不应广泛报告或传达给外部潜在捐赠者,因为它可以抬高没有事实根据的期望。

如何报告您的衡量结果

在不做一些解释的情况下报告监控数字是有风险的。您的潜在捐赠者需要明白您提供给他们的数字的涵义。

例如,如果报告年度的捐赠收入低于上一年,您就需要对此做出解释,并对隐藏值做出说明。出现差额的原因可能是由于本年度现金收入较少,因为个人捐赠者数量剧增,他们认捐了多年定期捐赠。该数字表示的是稳定的收入,而不是现金注入量。

向谁报告

在学校内部,您有义务向高级管理人员报告。您还要向董事会提交年报,并且也许想与学校内部的同事和利益相关者分享您的成功故事。

与捐赠者和潜在捐赠者一起庆祝和分享一定程度的成功,这是好事,因为这样可以鼓励他们以后继续捐款,并且增强他们对学校的信心。

何时报告

全年您会有多个报告截止日期。

这些截止日期大多数都不会有可变通的日期(例如:贵校的董事会、大额捐赠者)。建立一个这些截止日期的日历(注意:多数数据库都有日历功能),并且提前做计划,因为多数报告需要资源拓展和财务部门的数据以及成功故事。

如果报告日期可变通(通常适用于小额捐赠者和内部利益相关者),那么请努力集中做那些报告或沟通,以配合不可变通的截止日期,这样您就不必频繁地收集数据和信息。


行动项目
  • 在教育资源拓展部初创阶段(然后在每个年度计划周期),确定您将衡量和报告哪些活动和收入。
  • 建立一个报告日历,记下应接收报告的主要人物、部门和捐赠者、每个报告应何时提交、报告应包括什么内容。

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