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筹募基本原理 第13.1节

设定可实现的目标

重要的是,对一个教育资源拓展部可实现的目标要抱有切合实际的期望,并且把用关键绩效指标(KPI)来表示这这些期望,以便可以监控实现目标的进程。

同样重要的还有,学校领导首先要了解您必须遵守的基本操作原则(例如:就教育资源拓展部如何充分利用校长的时间达成一致--‘及时'汇报情况、尽早提前通知相关活动等)。

关键绩效指标(KPI)

教育资源拓展部成立之初,相关监控重点应放在筹款活动的水平上,而不是筹款收入的多少上。

新成立的教育资源拓展部不太可能与潜在捐赠者有十分成熟的关系,无法收到大量的筹款收入。然而,新建拓展部的员工可以对以下目标做出响应:

  • 跟他们有联系的潜在捐赠者的数量,
  • 多久与潜在捐赠者联系一次,
  • 多久与潜在捐赠者见一次面,
  • 请求捐赠的次数。

针对每个教育资源拓展部的特殊情况,可能还有一些非常特别的KPI:

  • ‘已清理'数据的量,
  • ‘重新找回的'失联校友,
  • 招聘和入职的员工人数,
  • 举行的内部相关方参加的会议数量,
  • 阐明资助理由的进展情况,
  • 制度、程序和政策的制定进度,
  • 确定教育资源拓展部的策略。

关键绩效指标应反映每个教育资源拓展部的个别情况和目标。这些指标应当是与学校领导与商定的,而且应定期审核,以确保它们继续适用。

随着教育资源拓展部日渐成熟,财务关键绩效指标越来越突出,但这些指标不仅应当涉及捐赠金额,还应当涉及捐赠的未来可持续性。例如:

  • 捐赠收入总额--(分为单笔捐赠和定期捐赠),
  • 认捐(即:远期捐赠)收入总额,
  • 捐赠总笔数,
  • 捐赠者总数--按其捐赠数额细分,
  • 捐赠者梯队。

有时您可能收到的捐赠总额非常大,但它是由三位捐赠者的三笔一次性捐赠组成的,他们不太可能再次捐赠了。捐赠来源及金额是衡量筹募成功与否以及教育资源拓展部未来前景的一个较好指标。

您也许还想按捐赠来源详细分析您的财务报告--年度捐赠、个人大额捐赠、企业捐赠、信托基金收入和遗产捐赠收入。这样做可以算出(至少是粗略地算出)每一种筹募方法的投资回报率,有助于您对未来的投资策略做到心中有数。

您确定的任何关键绩效指标还应被用作资源拓展人员的筹款目标的依据,但这些目标应切合实际。新任命的教育资源拓展部主任不太可能在建立部门的同时,在第一年就达到拜访捐赠者200人次达到的目标,不太可能有足够的已知潜在捐赠者要拜访。第一年拜访50人次也许比较符合现实。

与其他院校的教育资源拓展部沟通,分析同等院校的基准数据,这样有助于您设定切合实际并且可实现的目标和关键绩效指标。


行动项目
  • 在确定与学校领导的关系、职责和责任时,确保把您的期望转化为适合于部门所处阶段的具体KPI,反映您的筹募努力和教育资源拓展部的重点工作,并且是双方都同意的。
  • 制定基本原则来建立学校领导与教育资源拓展部主任之间以及教育资源拓展部与学校其他人员之间的良好工作实践。

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