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筹募基本原理 第10.2节

联系报告

联系报告是筹募人与捐赠者或潜在捐赠者之间重大交往的书面记录。

联系报告是有效管理潜在捐赠者的一个必要工具。它们之所以重要是因为它们:

  • 可以记录潜在捐赠者/现有捐赠者关系,为劝募和捐赠项目服务管理提供参考,
  • 有助于把学校潜在捐赠者群体信息集合成一个库,
  • 如果有筹募人员离职以及新员工加入筹募团队,联系报告可确保宝贵的信息来源持续不断,
  • 可帮助筹募人员发现潜在捐赠者之间的有用联系,
  • 是潜在捐赠者研究人员的宝贵资源,
  • 可帮助编制活动嘉宾名单(例如:喜欢打高尔夫的或者喜欢现代艺术的嘉宾),
  • 当潜在捐赠者或现有捐赠者与一所大学的不止一人有联系时(例如:一位高层潜在捐赠者与学校领导和教育资源拓展部主任有关系),联系报告可以起到收集并协调信息的作用。
联系报告应包括哪些内容?

联系报告应准确记述筹募人与潜在捐赠的每一次‘重要'邂逅,无论是面对面的还是通过其他沟通方式的邂逅。

重要邂逅是指能够带来潜在捐赠者或现有捐赠新的履历信息或财务信息、或者是潜在捐赠者捐赠倾向信息的邂逅。联系报告通常应包含以下要素:

  • 潜在捐赠者姓名或名称,
  • 筹募人姓名,
  • 其他有关人员(同事或潜在捐赠者)的详细信息,
  • 联系日期,
  • 联系方法(见面、打电话等),
  • 联系带来的重要信息,
  • 向潜在捐赠者表达的重要信息,
  • 后续行动说明。

将‘失败的联系'记录在联系报告中也是很有用的。如果筹募人屡次尝试联系某一位潜在捐赠者,但都遭到了漠视,那么这本身就表明该潜在捐赠者有捐赠的倾向,或者表明筹募人与该潜在捐赠者接洽的方式有失妥当。

联系报告应写得足够详细才能有用,但不必一字不差地记述筹募人与潜在捐赠者之间的对话。筹募人对联系报告负有保密责任,根据需要可与同事分享。报告常常含有敏感信息,因而筹募人在编写报告时应保持中立语调,避免使用推测性或情绪化的语言。

在英国,《信息自由法》规定每个人都有权向任何公立机构咨询它们所拥有的关于任何主题的一切信息。个人可要求一个组织提供其可能掌握的关于他们的一切详细个人信息。 除非有充分的理由,被要求提供信息的组织必须在20个工作日之内提供信息。您的国家可能有类似的政策。不论哪种情况,筹募人员都应记住,别人可能会看他们的报告,因而任何时候都要把联系报告写得专业。

报告编写规范

忙碌的筹募人员总是同时与很多潜在捐赠者保持关系。填写联系报告要花很多时间,筹募人员常常不想填写。以下小窍门可帮助您形成填写联系报告的规范:

  • 制作一个简单的、反映您数据库里录入的相关数据的模板。这种方法可以帮助您有效地组织相关信息。
  • 可能情况下,直接把联系报告录入您的数据库里。
  • 在准备与潜在捐赠者交往时,使用以前的联系报告。您用得越多并且发现它们有用,您就越愿意写新的报告。
  • 在与一位潜在捐赠者交往之后尽快填写联系报告,以确保您记得重要细节。
  • 让写报告成为您后续行动的一部分(还要写感谢信),或者每天留出一点时间来更新您的联系报告。

行动项目
  • 做一个联系报告模板。
  • 确保资源拓展员工(以及学校其他员工)接受适当使用联系报告的培训,并确保人人都定期将报告输入数据库。

您也许还想阅读:

培育过程

数据库

潜在捐赠者管理


联系报告注意事项

在联系报告中传递信息时,有正确和错误的表达方式。

错误:史密斯先生行为粗鲁,而且很小气。他连一杯饮料都没有给我喝。我怀疑他能否资助我们,今后大概不值得我在他身上费心了。

正确:史密斯先生强烈表示不感兴趣,请求我不要再联系他了。

错误:琼斯女士穿着昂贵的衣服,戴着钻石耳环,所以她一定很有钱。她还有一只宠物狗,所以她显然很喜欢动物。或许她会喜欢动物慈善机构。

正确:琼斯女士的生活方式表明她的可支配收入水平比较高。她经常充满感情地提到她的宠物狗,这可能说明她对动物福利有浓厚的兴趣,这一点值得进一步研究。