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筹募基本原理 第10.1节

数据库

对于任何教育资源拓展部来说,数据库都是绝对必不可少的,因为它:

  • 是潜在捐赠者和现有捐赠者以及筹募和其他拓展活动的信息来源和历史记录,
  • 可以使得教育资源拓展部能够高效地处理大量信息,
  • 可帮助教育资源拓展部根据个体需要调整方法,
  • 可帮助进行捐赠处理和捐赠项目服务管理,
  • 可保持对筹募周期--发现、培育、劝募和捐赠项目服务管理--的持续关注和工作动力,
  • 支持事件管理,
  • 使监测与报告更容易,
  • 可帮助编制年度筹募计划。
如果您需要购买数据库

您在购买之前要做的事

购买数据库系统可能是一所大学在教育资源拓展活动中最大的投资(继工资之后),所以确保把这件事做对是很重要的。您需要十分清楚您已经有什么了、还需要别的什么,包括:

  • 与其他数据库连接。贵校目前所运行的数据库能够适合您的目的吗?是否可以把几个数据库合并成一个综合系统 ?要实现与现有数据库的连接,新的数据库需要什么技术规格?
  • 输入。您需要数据库保存什么信息、这会随着时间的推移而变化吗?请考虑所需个别记录的数量、字段要按照固定模式还是必须为自由文本、各国地址格式的区别、记录之间的连接性等。
  • 输出。您希望能从数据库里调出什么信息、什么格式的?您希望得到什么种类的报告?您希望能够直接从数据库打印邮件列表并生成摘要吗?
  • 利益相关者。与数据库的潜在使用者交流,深入了解他们的需要。捐赠办理人的需要与筹募人的需要截然不同。这些利益相关者将如何访问数据库--在办公室还是在不同的地方?
  • 填充数据库。您将如何导入信息、如何将信息融入现有数据库?是否会有用户生成的内容(例如:校友应能够更新他们自己的记录吗?)
  • 您的预算。把您的预算按采购、培训、数据导入(常常是从大量来源)、持续支持、软件更新和任何年费等项目分开单列。
  • 支持一个数据库。您自有的技术支持、数据管理和数据录入能力如何?您要聘请外部支持人员吗?您目前的软件/服务器容量足够吗?
  • 为未来做打算。您是从一开始就需要一个最先进的数据库还是最初一个不太复杂的数据库就能满足您的需要、它是否能够与您的拓展活动同步发展?

彻底地想清楚您的需求并且记录您对以上问题的回答,然后您就能做出一份类似于计划书的文件,您可以将它与潜在供应商分享。通过这一过程,您还可能会发现一小群具有您所需要的洞察力和技术专长的人,他们可以帮助您就您的数据库做出正确的决定(例如:IT支持与采购部的同事)。 让他们参与整个过程。

一个很好的练习是,您可以先做一个理想的虚拟记录,这样您就能对最适合您的目的的详细程度和功能形成一个清晰的概念。这在您编写供应商摘要时会帮到您。

做好研究工作

向类似院校询问他们的数据库解决方案。访问技术论坛、筹募论坛和其他在线评论网站,获得关于数据库软件的第一手资料。查看各大热门供应商的情况,比较他们的产品特点和价格结构。

购买

在确定了潜在供应商的名单之后,您就与他们商谈。把您整理好的计划书给他们看,获得他们的响应。您提供的信息和您的预期需求越详细,购买过程就越顺利。

您要要求供应商明确他们的产品都包括什么--软件、安装、培训、更新、服务热线、现有数据的传送、数据清理等。当心隐藏费用。

结合您自己的研究和预算限制,与供应商的对话将使您能够选择符合您需要的数据库。也许您最初不需要一个‘顶级'数据库,但是可以买一个将来可以扩展的基本型的数据库。

维护数据库

数据内务处理

永远让您的数据保持清洁最新。

您可能有一个新的数据库,您打算把各种来源(例如、学生成绩单、校友俱乐部、校长的圣诞贺卡列表等)的数据或者需要改进的旧系统里的数据填充到该数据库里。

现在您要做的是:采用系统性的方法把相关数据标准化,并确保数据的准确性(这样您就不会浪费金钱去发送邮件到过时的地址、研究一位可能已故的潜在捐赠者等)。

您可以花钱请第三方来做,或者是自己做。但不要低估‘数据录入'的工作量。要想维护好一个数据库,数据录入是一项平凡而必不可少的工作。

您需要制定一项数据管理策略,用长期、现实的眼光看待用您所拥有的可用资源可以做到什么。而且,您也许想对您的数据库进行细分,以便可以优先处理对您整体拓展策略最有用的方面的工作(例如:如果您想运行一个遗产捐赠筹款项目,就需要完善55岁以上校友的数据;如果你打算进行电话筹款,就需要获得准确的电话号码)。

您取出的只是您存入的

数据库实际上就是由输入的数据组成的。

教育资源拓展团队里的每一个人都需要懂得如何输入数据,并且需要形成纪律: 每次联系潜在捐赠者或现有捐赠者时都要更新记录。您还需要制定一个从学校其他人那里(例如:通过联系报告、集成其他系统)和从潜在捐赠者/现有捐赠者那里(例如获取电话号码,因为越来越多的人在使用手机,他们的电话号码无处可查)获得数据的程序。

如果做不到这一点,数据库里的个人记录就会不准确,学校就会显得不专业,在潜在捐赠者管理中就会出错。遇到工作交接时,最新的记录也会有帮助。

输入的信息越详细,它就越有用。生成嘉宾名单将不费吹灰之力,因为您可以让数据库为您提供相关名单(例如:年龄在30到35岁之间、居住在距离伦敦一小时车程范围之内、喜欢古典音乐的所有校友)。像这样的信息唯有在最初就输入数据库并且全年得到维护,在使用的时候才能被整合在一起。


行动项目
  • 花一些时间为贵校找到合适的数据库。
  • 计划投入大量时间清理您的数据并保持数据最新。
  • 确保教育资源拓展部的每一个人都经过培训并且经常使用数据库(即使您有数据库管理员),并确保您不断从学校其他人那里收集信息。

您也许还想阅读:

培育过程

年度捐赠筹款运动

活动

教育资源拓展运作

与其他资源拓展相关部门合作

联系报告

潜在捐赠者管理

衡量事项和报告事项


清理您的数据!

大学数据库存有大量信息,应被视为您最重要的资源之一。您还应该检查您所在国家的相关法律是否要求定期(每年或其他频次)清理数据。