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Crecimiento que da frutos
Crecimiento que da frutos

Las cuotas para regalos pequeños pueden ser una importante inversión en la transparencia y responsabilidad de la recaudación de fondos

Por Mary Ellen Collins


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No importa si usted lo llama regalo o cuota administrativa, impuesto o evaluación, utilizar una parte de la aportación del donador para sostener los costos administrativos del trabajo de desarrollo se ha vuelto una práctica común. Muchas fundaciones de universidades públicas han estado haciéndolo desde hace años, pero el actual clima económico ha impulsado a más instituciones públicas y privadas a explorar la posibilidad.

Algunas instituciones crean una cuota de donación para pagar la campaña o para cubrir los costos básicos de la recaudación de fondos, y especialmente hoy, muchos lo hacen para incrementar sus ingresos tras el efecto que tuvo la recesión sobre las donaciones. En las mejores circunstancias, las cuotas por donación son emblemas de un proceso de desarrollo institucional transparente y responsable, donde los donadores entienden que las cuotas son una inversión fundamental en la salud financiera de una institución.

Pero decirles a los donadores que el 100 por ciento del dinero que le dan a su institución no se utilizará para el propósito para el que estaba destinado hace que algunos recaudadores de fondos se pongan nerviosos, no importa cuán convincentes sean las razones financieras para hacerlo. Cuatro instituciones que han considerado o que están considerando establecer una cuota por donación se negaron a ser entrevistadas para este artículo, un indicio de lo delicado del tema. Los profesionales del desarrollo y las finanzas que si hablaron sobre el tema concuerdan en que tener un argumento decisivo y comunicarlo claramente son la clave para instrumentar una política de cuotas por donación fiscalmente responsable.

Kristina Coppola, vicepresidente asistente interina para desarrollo en la Universidad Estatal de Portland en Oregon, recomienda cambiar sutilmente el énfasis hacia el donador cuando se explique la cuota.

"Durante discusiones sobre este tema, creo que a menudo hay mucho fuego, pero no mucha luz. Los donadores no las aceptan universalmente, pero cuando usted les muestra lo que verdaderamente son, comprenden que son necesarias. Funciona mejor cuando se habla abiertamente sobre el tema," dice Coppola. "Asegúrese de que la razón y la fundamentación estén orientados hacia el donador, y no solo se vean como una forma de financiar los servicios de desarrollo institucional. Ese no sería un mensaje convincente. Es más fácil que los donadores las acepten cuando decimos: 'La cuota nos ayuda a dar recibos por las donaciones, a llevar un registro preciso y a ser más responsables ante usted. Esta parte de su inversión nos ayuda a ser transparentes sobre la forma en que gastamos su inversión filantrópica'."

La Fundación PSU proporciona contexto para su cuota en un documento de "Preguntas frecuentes" que tiene en su sitio web. El documento dice, en parte: "En el sector de las organizaciones sin fines de lucro, los estándares de mejores prácticas establecen que costos operativos de alrededor del 15 por ciento al 20 por ciento se consideran excelentes, lo que garantiza que aproximadamente 0.80 de cada dólar aportado se destina a proporcionar servicios directos. En contraste, 0.95 de cada dólar que usted aporta a la Fundación PSU se pone a trabajar para el propósito específico que usted decidió apoyar".

El costo de hacer negocios

La Universidad de Connecticut instrumentó una cuota por donación de dos niveles que entró en vigor el 1 de enero de 2009: 3 por ciento de todas las dotaciones y 5 por ciento de todas las otras donaciones.

"Después del otoño de 2008, cuando nuestra dotación había bajado un 25 por ciento, se hizo evidente - dadas las proyecciones de inversión y la preocupación por la crisis - que necesitábamos diversificar las fuentes de nuestros ingresos," dice David Vance, vicepresidente de finanzas y controles de la Fundación de la Universidad de Connecticut. La evaluación comparativa entre instituciones similares reveló que muchas estaban considerando o acababan de instrumentar una cuota por donación, dice Vance.

"El presidente de la fundación y yo nos reunimos con los decanos y les explicamos la situación en la que nos encontrábamos," comenta Vance. "Cada crisis es una oportunidad, y en el largo plazo, sabíamos que necesitábamos diversificar nuestros ingresos, así que la crisis económica creó una oportunidad para hacerlo".

En contraste, la cuota por donación de 2.5 por ciento de la Universidad de Florida ha sido un mecanismo de financiamiento básico desde la creación de la Fundación de la UF a principios de los ochenta.

"En el estado de Florida, los fondos estatales no se pudieron usar para recaudación de fondos durante muchos años," dice Leslie Bram, vicepresidente asociada y directora operativa. "Así que agregamos una serie de cuotas administrativas y decidimos financiar de este modo los programas de relaciones con los exalumnos y de recaudación de fondos".

La cuota se aplica a todas las donaciones líquidas y la universidad la ha aumentado temporalmente varias veces a lo largo de los años. Subió a 3.5 por ciento para pagar la campaña en los años noventa, antes de volver a bajar al 2.5 por ciento. La caída del mercado produjo un aumento de un año a 3.5 por ciento en 2009.

"Nuestra comunidad está muy habituada a este modelo," dice Bram. "No se interpone. Es una parte importante de nuestra fuente de ingresos, pero no es la fuente principal".

Según la Encuesta 2009 de CASE sobre las fuentes de financiamiento y restructuración presupuestaria, otras fuentes de ingreso para los costos administrativos en la mayoría de las fundaciones incluyen donaciones sin restricciones, ingresos por inversiones de donaciones sin restricciones y cuotas de administración de dotaciones. Las últimas las paga la institución a la fundación y son comparables a lo que una casa de corretaje recibiría por administrar esa misma dotación.

PSU ha contado con una cuota por donación desde 2000, pero recientemente la aumentó del 3 por ciento al 5 por ciento.

"Después de trabajar en el sector privado durante 30 años llegué [a este puesto] en con un sesgo," dice el CP "Tony" Leineweber, director ejecutivo de la Fundación PSU. "Si se tienen suficientes ingresos para cubrir los costos, yo no establecería una cuota por donación. Su medida del éxito es qué tan bien promueve a su institución, y necesitábamos cubrir la caída de nuestras cuotas por administración de dotaciones".

Su encuesta informal reveló que un 5 por ciento era la cuota más común en otras instituciones similares, y que dos de las instituciones del sistema de Oregon, la Universidad Estatal de Oregon y la Universidad de Oregon, acababan de hacer o estaban a punto de hacer un aumento similar en sus cuotas por donación.

"Los donadores estaban acostumbrados a pagar la cuota, no la habíamos aumentado en bastante tiempo y pensamos que aumentarla al 5 por ciento era una forma de mantenernos donde necesitábamos estar".

Preparación de campaña

En la Universidad Estatal de Carolina del Norte, una nueva tasa por donaciones, que entró en vigor el 1 de octubre de 2010, financiará el programa de ampliación que se necesita para apoyar la campaña.

"El equipo administrativo identificó lo que creíamos que se necesitaba para llevarnos al nivel en el que necesitábamos estar para una campaña de más de mil millones de dólares en el futuro cercano," dice John Taylor, vicerrector para servicios de desarrollo institucional. "Necesitábamos invertir en el desarrollo institucional -en tecnología y personal- y luego comenzamos a pensar cómo financiarlo". La tasa del 5 por ciento se aplica a las donaciones nuevas y totales de cualquier monto.

Jim Moore, presidente y director ejecutivo de la Fundación de la Universidad de Arizona, explica cómo utilizó su institución una campaña en 1999 como factor motivador para crear una cuota por donación del 5 por ciento, que desde entonces ha aumentado al 6 por ciento.

"Como muchos programas de desarrollo de las universidades públicas, se da cuenta de que cuesta dinero recaudar dinero," dice. "Nuestra dotación no era tan grande como otras, y no teníamos muchas opciones. Explicamos nuestra cuota como una inversión estratégica en el programa de recaudación de fondos que nos posicionaría para tener una campaña exitosa". La cuota se aplica a todas las donaciones de 5,000 dólares o más. Al final de la campaña, uno de los decanos sugirió el aumento al 6 por ciento, el 1 por ciento adicional se devuelve a la unidad académica a la que se le había asignado la donación, para que los decanos puedan invertir más en sus propias actividades de desarrollo.

Las instituciones públicas no están solas al considerar una cuota por donación como opción de financiamiento de campañas. "Comenzamos explorando un gravamen sobre las donaciones y cuotas por dotaciones hace aproximadamente un año, cuando estábamos comenzando a pensar cómo financiar la próxima campaña," dice Sergio González, vicepresidente sénior para desarrollo universitario y asuntos exteriores de la Universidad de Miami. "La situación óptima es financiar la campaña a través de los recursos generales de la universidad, que es lo que siempre hemos hecho. Pero en estos tiempos tan difíciles, los ingresos sencillamente no son lo que solían ser, y quizá no tengamos la posibilidad de seguir haciendo eso". González y su equipo aún están explorando, investigando lo que están haciendo otras instituciones y llevando a cabo conversaciones informales internas sobre la posibilidad de implementar un gravamen a las donaciones o una cuota por dotación.

La instrumentación.

Crear una política de cuotas por donaciones involucra muchas partes en movimiento, y la mayoría de las instituciones que tienen cuotas por donación comenzaron el proceso investigando entre sus pares, analizando factores como el porcentaje de la cuota. La directora de finanzas de una institución pública del sur descubrió, en su investigación, que no hay una cuota o estrategia que funcione para todos.

"Encuesté a aproximadamente 60 [instituciones] y descubrí que poco menos de la mitad tiene una cuota. Esas cuotas iban desde el 1por ciento hasta el 10 por ciento," dice.

"Tener una cuota por donación no es una propuesta que les sirva a todos. Las instituciones que encuesté eran de todo tipo. La forma en que instrumentan la cuota es tan única como las fundaciones e instituciones que apoyan".

Hecho a la medida

Las instituciones varían ampliamente en la forma en que evalúan y distribuyen sus cuotas por donación. Por ejemplo, aunque la cuota por donación de la Fundación de la Universidad de Arizona se aplica a todas las donaciones de 5,000 dólares o más, no incluye a las donaciones restringidas para becas o compra de equipo que se ejercerán en un periodo de 12 meses con el fin de utilizar el valor total de las donaciones para remediar necesidades inmediatas, dice Moore. Agrega que cuando la política se instrumentó, las becas y el equipo para ciertos programas eran prioridades de la institución.

La Universidad de Connecticut entrega el 25 por ciento de la cuota sobre las donaciones no vinculadas a una dotación únicamente para la unidad académica a la que se asignó la donación. "La razón por la que no se aplica a las dotaciones es que hemos bajado el porcentaje de la cuota [administración] anual de dotaciones de 1.7 por ciento a 1.25 por ciento, por lo que ya hemos dado suficiente," explica Vance.

Tuercas y tornillos

Los profesionales advierten las instituciones que podrían estar considerando agregar una cuota por donación contra subestimar la logística necesaria para instrumentar una política que abarca los sistemas de desarrollo y finanzas. En la Universidad Estatal de Carolina del Norte, cincuenta personas de cuatro comités pasaron alrededor de 2 años investigando, evaluando, discutiendo e instrumentando.

"Me sorprendió lo complejo que necesita ser un programa para automatizar el proceso de la cuota," dice Taylor. "Dese suficiente tiempo. Nuestro comité de tecnología ha estado trabajando durante más de un año, con el grupo central de representantes de contabilidad y TI; servicios de información ha hecho el trabajo pesado y ajustando el sistema durante alrededor de cuatro meses. Probablemente nos llevará de 6 a 12 meses de funcionamiento de la política para ajustar los sistemas y los procedimientos".

Los argumentos

A pesar de las diferencias en estructura e instrumentación de la cuota, las instituciones que tienen una política de cuotas por donación comparten un rasgo importante: un compromiso con ser tan transparentes y responsables como les sea posible.

Aunque es posible imaginar que los donadores están en contra de dar una parte de sus donaciones para costos administrativos, la mayoría acepta la necesidad de la cuota cuando comprenden totalmente su propósito. Las instituciones comienzan el proceso de comunicación asegurándose de que los funcionarios del desarrollo institucional comprenden las razones para la cuota con el fin de que puedan hablar cómodamente del tema con los donadores. No hay reglas inflexibles sobre cómo mencionar la cuota, pero los recaudadores de fondos coinciden en que no debe ser una sorpresa.

Moore, de la Universidad de Arizona, dice: "La mayoría de los donadores son sabios. Cuando compartimos las razones con ellos, las comprenden y las aceptan. Animamos a los funcionarios del desarrollo a que les describan la cuota a los donadores como una cuota de 'reinversión de la donación' para explicarles mejor cómo financiamos nuestro programa de desarrollo y también para que sepan que la universidad y la fundación creen que invertir en construir una comunidad filantrópica más fuerte es bueno, si no de vital importancia, para el futuro de la Universidad de Arizona.

La mayoría de las instituciones informa que los donadores que comprenden la razón de la cuota pero que desean intensamente que la totalidad de su donación se aplique al propósito designado a menudo aumentan el monto de su donación para cubrir la cuota. Si el donador no plantea esa posibilidad, el funcionario de desarrollo podría hacerlo, pero el momento tiene que ser el correcto y un la diplomacia es esencial.

Además de hablar personalmente con los donadores acerca de la cuota, las instituciones se aseguran de que la información esté disponible y accesible en varios lugares: en solicitudes impresas, en recibos, en los informes anuales y en los sitios web. En la Universidad de Connecticut, Deborah Cunningham, vicepresidente adjunta de servicios de desarrollo institucional, incluso cambió el guión del fonotón para reflejar una actitud positiva, es decir, "el 95 por ciento de su donación se destina al propósito designado por usted" en lugar de "el 5 por ciento de su donación se destina a cuotas administrativas."

La Estatal de Carolina del Norte demuestra transparencia en su sitio Web con un mensaje del rector sobre "Financiamiento de las actividades de desarrollo institucional en la Universidad Estatal de Carolina del Norte," y una página de preguntas y respuestas que incluye una explicación de la nueva evaluación.

"Estamos desarrollando un informe que muestra todo el dinero que entra y todo el dinero que sale," dice Taylor. "Cada unidad tendrá que proporcionar un texto para mostrar que los fondos se utilizan como una inversión para el desarrollo institucional."

Aplicarla o no

Aunque las instituciones dicen que no tienen la intención de renunciar a la cuota por donación, todas tienen un mecanismo para no aplicarla cuando una exención es aconsejable. Las compañías y las fundaciones a menudo tienen políticas escritas que establecen que no pagan cuotas administrativas, y en esos casos, las instituciones cumplen esas políticas.

Pero si un individuo se resiste a pagar la cuota, la aprobación de una exención tiene que provenir del director de desarrollo institucional, de la fundación o del consejo, dependiendo de la institución. Los expertos dicen que esto sucede muy rara vez, pero cuando lo hace, las instituciones -incluidas la Estatal de Carolina del Norte y la Universidad de Arizona- requieren que la unidad académica cubra el costo de la cuota.

Bram dice que la Universidad de Florida permitiría que una facultad o unidad pague la cuota si el donador se rehúsa a hacerlo, pero agrega que las exenciones pueden ser "un terreno resbaladizo del que es muy difícil salir. El donador X recibe una exención para la cuota, y luego todos quieren quedar exentos. En mi opinión, es mejor perder una donación que tener que tener que entrar en ese terreno."

Las cuotas por donación se han convertido en algo común en el entorno de las recaudaciones de fondos para la educación, en particular porque la economía fuerza a las instituciones a buscar otra fuente de ingresos que no sean los de sus dotaciones.

Aunque puede parecer tentador considerar que la cuota es un mal necesario, tomar una postura defensiva o de disculpa sobre ella no hará que los donadores la acepten. Todos los demás lugares en los que invierten les cobran cuotas, y aunque se pueden quejar, las aceptan como el precio de hacer un negocio. Así que considere que la cuota por donación como una oportunidad para educar a los donadores sobre su inversión en su organización.

"Todos debemos mostrar cómo estamos usando la cuota para el desarrollo," explica Taylor.

En breve

Financiamiento de fundaciones. Las cuotas por donación se han vuelto más comunes en fundaciones relacionadas con instituciones durante la crisis económica. Eso fue lo que descubrió la Encuesta 2009 de CASE sobre las fuentes de financiamiento y restructuración presupuestaria. La encuesta realizada en 98 fundaciones, que se realizó en julio y agosto de 2009, descubrió que las instituciones que cobran una cuota única por donación sobre las donaciones no vinculadas a dotaciones subió a 47 por ciento en el año fiscal 2010 (en comparación con el 19 por ciento en 2006). La cuota más común fue del 5 por ciento. Los resultados de la encuesta se analizan en un documento, Las fundaciones relacionadas con instituciones y la crisis económica, que está disponible para los miembros profesionales de CASE.

Las palabras correctas. El sitio web de calificación de organizaciones sin fines de lucro Charity Navigator puede ser una fuente útil de vocabulario si está buscando términos persuasivos para explicar una nueva cuota por donación. Gastos del programa es la cantidad de dinero gastado por una obra filantrópica en servicios y programas directos. Las organizaciones que gastan más del 80 por ciento de su presupuesto en servicios y programas generalmente están bien calificadas por el sitio. Eficiencia organizacional es el término que describe las categorías de desempeño, como gastos administrativos y de recaudación de fondos, que Charity Navigator analiza para otorgar su clasificación.

Las cuotas por donación, explicadas. Para ver un ejemplo de una comunicación honesta por escrito, consulte el documento sobre el tema de la Universidad de California, Berkeley. Con encabezados como "A quién le afecta esta política," "Quién administra esta política" y "Por qué tenemos esta política," el documento de cinco páginas explica de forma clara y concisa las cuotas por donación como una forma de cubrir una parte de los costos administrativos y de recaudación de fondos, en un momento en que el financiamiento estatal para la universidad sigue disminuyendo. También incluye un glosario de términos y un anexo de vínculos a los sitios web de otros campus.

Cómo satisfacer las expectativas. Los donadores acaudalados tienen estándares altos con respecto a la transparencia y las mejores prácticas de las organizaciones sin fines de lucro, según el The 2010 Study of High Net Worth Philanthropy, patrocinado por Bank of America Merrill Lynch e investigado y escrito por el Centro para la Filantropía de la Universidad de Indiana. Aproximadamente el 87 por ciento de los hogares de altos ingresos encuestadas dijeron que "demostrar prácticas de negocios sólidas" es una expectativa importante para las organizaciones sin fines de lucro a las que apoyan. El 80 por ciento mencionó gastar una cantidad adecuada en costos operativos como una de las principales prioridades, y alrededor del 62 por ciento dijo que era importante la total apertura de los estados financieros por obra filantrópica.

Acerca de los Autores Mary Ellen Collins

Mary Ellen Collins es una periodista independiente con sede en Florida y una ex procuradora de fondos

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